Как создать оглавление в Microsoft Word 2007 и 2003, стили оформления
- Сентябрь 14, 2010
- Размещение: MS Word . Офис
- Написать коммент
Вам хоть раз попадала в руки книга без оглавления? Ну, допустим, иногда в художественных книгах такой ход оправдан… Но что, если это учебник по квантовой механике? Или сопромату? Искать нужный материал в подобных фолиантах без оглавления — такое наказание придумано в аду для наиболее погрязших в грехе отступников! (:
Самое главное, что такое наказание зачастую мы сами себе обеспечиваем, оставляя документы Word без такого маленького, но очень полезного путеводителя. Но ничего, с этого дня каждое наше произведение мы научимся снабжать авто-оглавлением.
Не знаю, как у вас, а у меня настроение всегда мрачное, когда приходится в пятисотстраничном документе Microsoft Word выискивать ту или иную главу, раздел и т.д. Затекший от постоянной прокрутки колеса мыши указательный палец на правой руке, лезущие от напряжения из орбит глаза, завтра утром готовящиеся пугать окружающих своей краснотой, кипящий моск и запуганные видом пены у твоего рта домочадцы. А ведь картина была бы более радужной, если бы не отсутствие списка разделов!
Итак, хватит уже воды, приступим непосредственно к делу – начнем создавать оглавление в Microsoft Word 2007 и 2003.
Прежде чем создавать оглавление документа, необходимо отформатировать его содержимое. Причем не просто так, а с помощью стилей оформления.
Почему именно так? Потому что, задав один раз стандарты форматирования, мы сможем их применять в любое время к каждой части текста – заголовкам, подзаголовкам, основному тексту и т.д.
Нам не надо будет вспоминать на трехсотой странице, как мы оформляли подобный абзац на пятьдесят четвертой, мы просто выделим текст и щелкнем по нужному нам стилю. Не нужно будет возвращаться на 54 страницу, запоминать форматы, возвращаться обратно на 300 и совершать кучу лишних действий.
Итак, что мы имеем? На данный момент у нас есть куча букафф, называемая текстом, но выглядящая, словно разворот сборника советской фантастики в жидком мягком переплете:
К чему мы будем стремиться? Пусть это будет сюрпризом, а особо нетерпеливые могут сразу заглянуть в конец статьи (:
Структура текста в данном примере будет следующей: Раздел – Подраздел – Основной текст.
Для создания автоматического оглавления нам понадобится сначала назначить стили для каждого элемента текста. Это довольно просто, но придется немного повозиться.
Word 2007: во вкладке Главная в блоке Стили щелкаем по значку стрелки в правом нижнем углу:
Word 2003: в меню Формат щелкаем по пункту Стили и форматирование (на рисунке просто Стили – не обращайте внимания):
Теперь в правой части окна появилось меню Стили. Для начала создадим новый стиль для оформления нашего основного текста – щелкаем по кнопке Создать стиль в правом нижнем углу меню Стили:
В открывшемся диалоговом окне Создание стиля задаем основные параметры для основного текста.
- Имя: Параграф (вы можете придумать любое другое)
- Стиль: Абзаца
- Основан на стиле: Обычный
- Стиль следующего абзаца: Параграф (или ваш вариант названия стиля)
- Шрифт: Times New Roman (тут дело вкуса)
- Кегль: 14 пт
- Выравнивание: По ширине
- Интервал: Полуторный
Но это еще не все, нужно задать параметры абзаца. Для этого в правом нижнем углу диалогового окна Создание стиля щелкаем по кнопке Формат и выбираем пункт Абзац:
В открывшемся диалоговом окне Абзац во вкладке Отступы и интервалы выставляем следующие параметры:
- Первая строка: Отступ, 1,25 см
- Интервал: После, 25 пт
- Отмечаем галкой: Не добавлять интервал между абзацами одного стиля
Последнее необходимо для того, чтобы визуально отделить основной текст от заголовков и других стилей. В то же время, между абзацами основного текста отступов не будет.
Нажимаем кноку OK в данном диалоговом окне и еще раз в окне Создание стиля.
Отлично, стиль создан! Попробуем теперь его применить.
Выделяем часть основного текста и в меню Стили щелкаем по стилю Параграф:
Как видим, текст принял вид, который мы заранее задали для него в параметрах стиля. Обратите внимание, насколько отформатированный таким образом текст отличается от остального.
Как вы уже догадались, мы задаем стиль Параграф для всего основного текста. Теперь переходим к созданию стиля для подразделов.
В меню Стили снова щелкаем по кнопке Создать стиль и задаем для него следующие параметры:
- Имя: Подраздел
- Стиль: Абзаца
- Основан на стиле: Заголовок 2 (нужно для создания оглавления)
- Стиль следующего абзаца: Параграф (или ваш вариант названия стиля основного текста)
- Шрифт: Verdana
- Кегль: 14 пт
- Стиль: Полужирный
- Выравнивание: По левому краю
- Интервал: Полуторный
Не закрывая данное окно, щелкаем по кнопке Формат и выбираем пункт Абзац.
Во вкладке Отступы и интервалы задаем следующие параметры:
- Первая строка: Отступ, 1,5 см
- Интервал: Перед, 0 пт; После, 20 пт
Во вкладке Положение на странице ставим галки напротив пунктов:
- запрет висячих строк (чтобы не вмещающаяся на данной странице строка не перескакивала на следующую страницу, ибо некрасиво :)
- не отрывать от следующего (чтобы заголовок не отрывался от основного текста)
- не разрывать абзац (чтобы весь заголовок размещался на одной странице)
Закрываем окошки создания стиля по кнопкам OK и задаем для всех заголовков второго уровня стиль Подраздел:
Отлично! Осталось создать стиль для заголовков первого уровня – заголовков разделов. Задаем стиль Раздел аналогично созданию предыдущего стиля.
Вот такие параметры выставил я:
- Имя: Раздел
- Стиль: Абзаца
- Основан на стиле: Заголовок 1
- Стиль следующего абзаца: Подраздел
- Шрифт: Verdana
- Кегль: 16 пт
- Стиль: Полужирный
- Выравнивание: По левому краю
- Интервал: Полуторный
Формат – Абзац, вкладка Отступы и интервалы:
- Первая строка: Отступ, 1,5 см
- Интервал: Перед, 0 пт; После, 20 пт
Вкладка Положение на странице, отмечаем пункты:
- запрет висячих строк
- не отрывать от следующего
- не разрывать абзац
- с новой страницы (это по вашему усмотрению)
Жмем OK. Вот, что должно получиться после разметки заголовков разделов:
Все готово для автоматического создания оглавления!
Сначала пронумеруем страницы нашего документа (иначе – какой смысл вообще создавать оглавление?).
Word 2007: переходим во вкладку Вставка и в блоке Колонтитулы щелкаем по кнопке Номер страницы. Выбираем пункт меню Внизу страницы и в выпадающем списке щелкаем Простой номер 2:
После вставки номеров щелкните кнопку Escape на клавиатуре или на панели инструментов щелкните по кнопке Закрыть окно колонтитулов для перехода в нормальный режим:
Word 2003: в меню Вставка щелкаем по пункту Номера страниц. В открывшемся диалоговом окне выставляем следующие параметры:
- Положение: Внизу страницы
- Выравнивание: По центру
Оглавление мы разместим в начале документа, поэтому для начала нужно расчистить для него плацдарм – выделяем отдельную страницу.
Word 2007: Ставим курсор перед началом текста, переходим на вкладку Вставка и в блоке Страницы щелкаем по кнопке Разрыв страницы:
Word 2003: Ставим курсор перед началом текста и в меню Вставка выбираем пункт Разрыв страницы. В открывшемся диалоговом окне выбираем пункт Начать новую страницу и щелкаем по кнопке OK:
Ставим курсор на вновь созданной чистой странице и выполняем следующие действия.
Word 2007: Переходим на вкладку Ссылки и в блоке Оглавление щелкаем по одноименной кнопке. В выпадающем меню выбираем Автособираемое оглавление 1:
Word 2003: в меню Вставка выбираем пункт Ссылки и в выпадающем списке щелкаем по пункту Оглавление и указатели. В открывшемся диалоговом окне переходим на вкладку Оглавление и нажимаем OK:
Все, оглавление готово!
И еще несколько фишек напоследок. Во-первых, содержимое оглавления вы можете редактировать совершенно свободно.
Во-вторых, бывает так, что уже после формирования оглавления нам потребовалось что-то изменить в тексте документа. Естественно, после такой процедуры могут сместиться страницы, а возможно, вы были вынуждены по какой-либо причине поменять названия заголовков.
Автоматически содержание оглавления не изменяется, но мы можем подсказать ему, что неплохо бы показать актуальную информацию о содержимом нашего документа.
Это делается очень просто. Щелкаем правой кнопкой в любом месте над оглавлением и в появившемся контекстном меню выбираем пункт Обновить поле:
В появившемся диалоговом окне нам предлагается на выбор два варианта:
- Обновить только номера страниц – следует выбирать, если вы вносили изменения только в основной текст, не менялись названия заголовков, и не добавлялись новые разделы, подразделы и т.п.
- Обновить целиком – следует выбирать, если вносились изменения в названия заголовков, добавлялись новые или удалялись старые заголовки и т.д.
Ну, такой вот получился объемный урок. Надеюсь, информация была для вас полезна. Жду ваших комментариев!
Хотел бы еще добавить, что в силу определенных причин (довольно драматичных, но преодолимых, по сути) статью пришлось переписывать заново, статья со старой версии сайта утрачена.
Мало информации? Больше уроков в Видеокурсе по Microsoft Word 2007 — совершенно бесплатно!
Популярность: 100%
Спасибо большое!!! Очень помогли!
Спасибо огромное!!!!!
Лично не поняла как это делать в 2003
я тоже не поняла =(
Большое спасибо. В учебниках я бы оч долго искала)))
Спасибо! тока уже под конец 5 курса понял и узнал как это делать с Вашей помощью)
Рад, что смог помочь (:
Спасибо большое! Все четко и ясно!
Спасибо из Сольнечного Таджикистана
И вам, Parviz, большой привет из снежных армейских будней!
Спасибо большое!!жаль что тоже только под конец 5го курса все это узнал))))
СПАСИБО! Как раз реферат делаю))
когда прочитал про «Затекший от постоянной прокрутки колеса мыши указательный палец на правой руке» понял что человек дело говорит!))
большое спасиор;)
Спасибо огромное!Очень помогли!
Спасибо огромное!!!!!без этой информации сама никогда не смогла бы сделать!!!
В 2003 не работает как описано выше. Создаю стили всё как написано не выходит
Всё работает! Спасибо большое, очень внятно и понятно))
Спасибо огромное! Всё оказалось очень просто)
АААА)))какой молодец что сделал такую статью)спасииибо!!!очень помогло)
В Word 2007, когда я пытаюсь применить стиль для заголовков к фрагменту являющемуся нумерованным списком вида «1.1. Введение» фрагмент перестаёт быть списком и имеет вид «Введение» . Как это побороть и корректно применить к элементу списка стиль заголовка?
А как сделать так, чтобы эти стили сохранялись? Т.е. открыв новый документ, я могла сразу же применить нужные мне стили:)
Ольга, как вариант, Вы можете сохранить файл с нужными стилями отдельно, предварительно удалив его текстовое содержимое — стили при этом никуда не денутся. Таким образом, для каждого отдельного вида работ Вы можете создать нечто вроде шаблонов. Например, «Курсовая работа.doc», «Журнал.docx» и т.д.
Также Microsoft Word располагает более мощным инструментом — Шаблонами, однако использовать их только лишь для сохранения пользовательских стилей — все равно, что забивать гвозди кувалдой! Поэтому, это тема для отдельной статьи или даже целого их цикла. Обещаю заняться этим вопросом после дембеля — осталось ровно 2 недели :)
Спасибо большое!
Поздравляю! С дембелем!
Спасибо за такую инструкцию!!! Очень помогли!!!
Скажите, как сделать так, чтобы в оглавлении вместо номеров страниц стояли цены (мне нужно меню сделать)?
Лена, в таком случае Вам лучше сделать таблицу. В первой колонке разместите названия блюд, в правой — их цены.